Seres EDI

¿Cómo funciona el Intercambio Electrónico de Documentos?

En el entorno empresarial actual, la integración de las comunicaciones entre empresas es la clave del éxito. Si bien es cierto que casi la totalidad de empresas han incorporado medios electrónicos en sus procesos internos, todavía queda mucho por hacer para conseguir la digitalización total del negocio.

Para comenzar esta transformación digital de la empresa, el primer paso es implementar un proyecto EDI. El Intercambio Electrónico de Documentos, más conocido como EDI, es el intercambio telemático de documentos comerciales de todo tipo, desde órdenes de compra a facturas. En este proceso se emplean unos formatos específicos, y dota a las transacciones comerciales de una mayor seguridad y agilidad.

Hoy en día se pueden intercambiar a través de medios electrónicos todo tipo de documentos comerciales, desde pedidos de compra, hasta facturas o documentos certificados. Estos datos se pueden enviar desde el ordenador o dispositivo móvil de una empresa a otra en cuestión de segundos, lo que contribuye a optimizar significativamente la gestión interna de la compañía.

Conoce todos los pasos para implementar un proyecto EDI.

El envío de documentos EDI en 3 pasos

  1. Identificación de datos: el primer paso es identificar los datos que se desean incluir en el documento electrónico a intercambiar. Esta información se extrae de forma automática del gestor documental interno de la empresa. 
  2. Creación del documento EDI: en el siguiente paso, se convierten los datos en un formato EDI estándar. Para ello se requiere un software especializado que defina cómo se ordenará la información de manera interna.
  3. Envío del documento: Conectividad: las Redes de Valor Añadido o Agregado (RVA), o VAN por sus siglas en inglés (Value Aggregate Network) son puntos de conexión que permiten acceder a un gran número de empresas que trabajan con EDI de forma colaborativa.

Recepción de documentos EDI

El proceso de recepción de un documento EDI es básicamente el inverso al de envío. También puede resumirse en 3 pasos:

  1. Recepción del documento EDI: al igual que sucede con el envío del documento, hay dos opciones: enviarlo a través de Internet o contar con los servicios de un proveedor de confianza.
  2. Conversión del documento EDI: en el caso de elegir un proveedor de red EDI, el software convertirá automáticamente los datos del documento entrante en el formato utilizado por la empresa receptora. De esta forma, se agiliza todo el proceso de recepción, ahorrando tiempo y eliminando errores.
  3. Introducir los datos en el sistema interno de la empresa: al contratar un proveedor de servicios, el contenido del documento queda automáticamente almacenado en el sistema de gestión interno de la empresa.

Nestlé y su experiencia con nuestra solución EDI

Hace más de 25 años, Nestlé se convirtió en una de las empresas pioneras en España en implementar un proyecto EDI a medida. Nuestra solución se integró completamente con el sistema de gestión interno de la empresa, consiguiendo que la tramitación de pedidos y el proceso de facturación sea mucho más efectivo y eficiente.

Tras la implementación de nuestra solución, Nestlé consiguió una mayor transparencia en su gestión documental y la conexión total con su entorno de negocio.