En un mercado actual, tan saturado y competitivo, la productividad de un equipo puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso de una empresa. Por ello, es esencial que los gerentes y encargados de las empresas sepan cómo medir y evaluar la productividad de su equipo de trabajo. El diagnóstico empresarial nos ayudará a lograr este objetivo. Conoce cómo hacer un diagnóstico empresarial para evaluar la productividad de tu equipo.

En este artículo abordaremos aspectos clave para realizar un diagnóstico empresarial y evaluar así la productividad del grupo de trabajadores de cada empresa. Explicaremos contenidos claves, la importancia de desarrollar un plan definido, realista y que nos ayude a alcanzar nuestros objetivos.

Si eres un empresario o gerente en busca de mejoras tanto en la productividad como en otros aspectos de la organización y el grupo humano de su empresa, con este artículo podrás ver cómo hacerlo para obtener el mejor resultado.

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El diagnóstico empresarial como herramienta para mejorar la eficiencia de tu equipo de trabajo

Definiciones

Antes de empezar a explicar el proceso y cómo se lleva a cabo, es necesario dejar claro algunos conceptos clave para que el resto del artículo tenga sentido y para que podamos sentar unas bases que nos ayudarán a entender mejor el funcionamiento.

Un diagnóstico empresarial es un proceso sistematizado de evaluación para determinar la salud y el estado actual de una organización. Este proceso busca identificar problemas, limitaciones y oportunidades en diferentes aspectos de la empresa. Esto incluye las finanzas, los recursos humanos, el marketing y otros factores importantes.

Podemos decir que se trata de una herramienta para que los gerentes puedan comprender a fondo cuales son los motivos o las causas que pueden estar afectando a su empresa, tanto de forma positiva como negativa.

En cuanto a la productividad, se refiere a la capacidad que tiene una empresa o grupo de personas de producir bienes y servicios de manera rápida, fácil y eficiente; es decir, producir más, con menos recursos y en menos tiempo.

Para las empresas es fundamental medir la productividad de sus equipos ya que de esta forma podrán evaluar su desempeño y tomar decisiones informadas sobre cómo mejorar los procesos y reducir los costes. 

Un diagnóstico empresarial bien realizado nos servirá para detectar qué equipos no están trabajando de la mejor manera y entender el porqué. Puede ser falta de motivación, falta de personal o, incluso, falta de formación, como veremos más adelante. También puede detectar una sobrecarga de trabajo en un determinado equipo, que puede ser perjudicial tanto para la empresa como para los propios trabajadores.

Como hacer un diagnóstico empresarial para evaluar la productividad de tu equipo

Una vez que ya hemos definido en qué consiste un diagnóstico empresarial, cómo funciona y el impacto que puede tener en el funcionamiento de una empresa, podemos pasar a explicar cómo se lleva a cabo y las herramientas que nos pueden ayudar. Sigue leyendo para conocer como hacer un diagnóstico empresarial para evaluar la productividad de tu equipo.

El primer punto es definir cuáles serán los objetivos o el fin de este diagnóstico que estamos llevando a cabo. Generalmente será para analizar un factor puntual, en este caso nos atañe la productividad, pero puede ser también conceptos más específicos como evaluar los gastos o el nivel de satisfacción de los clientes.

Una vez que sepamos el motivo por el cual estamos llevando a cabo este diagnóstico, tendremos que pasar a la actividad de campo, es decir, la recopilación de datos. Esta parte es fundamental ya que nos ayudará a tener material sobre el cuál basar nuestro diagnósticos.

Podemos utilizar distintos tipos de herramientas como encuestas, análisis de documentos y datos o incluso los mismos softwares que utilizamos para otras gestiones, como CRM, software de contabilidad o de analítica. Todos nos pueden proporcionar información útil sobre nuestra empresa.

Cuando ya tengamos suficiente información recopilada, podemos pasar a la parte, quizás, más importante y compleja que es el análisis de estos datos. De nada sirve recopilar información si luego no se le dará ningún uso.

El análisis de información nos servirá para identificar puntos fuertes y débiles de la empresa. Tanto que sectores son más productivos, como saber si realmente pueden ser más eficientes con las herramientas que disponen. Al realizar el análisis de estos datos podremos ver claramente los puntos fuertes y débiles de la empresa y saber claramente cuales necesitan ser abordados.

Una vez identificados qué sectores son aquellos que no están siendo productivos o lo están siendo por debajo de las expectativas, tendremos que trazar un plan que nos ayude a afrontar el problema y aplicar mejoras.

Objetivos

Hemos hablado en el punto anterior del rol clave que juega la definición de objetivos a la hora de llevar a cabo un diagnóstico empresarial. Detrás de cada acción siempre debe haber una motivación o fin, esos son los objetivos en el caso de un diagnóstico empresarial. 

Sin embargo, no todos los objetivos valen ni podemos establecerlos sin más. Hay que tener en cuenta el conjunto de la empresa, su situación actual, la visión y desafíos. También tenemos que establecer unos objetivos que sean medibles, ya que nos ayudarán a ver si los estamos consiguiendo o no, escalables, que se adapten al progreso de la empresa, y alcanzables, para no estar siguiendo algo imposible.

En el caso de un diagnóstico enfocado a la productividad, tendremos que acotar que partes específicas nos interesa evaluar. Puede ser la eficiencia, la calidad, el compromiso del equipo o, incluso, la satisfacción del cliente.

Una vez definido esto, tendremos que pasar a definir los objetivos asegurándonos de tener en mente lo mencionado previamente ―medibles, realizables, etc.  En caso de que nos centremos en la eficiencia, podemos establecer un límite de tiempo en la producción e intentar no superarlo.

Si, por el contrario, nos centramos más en la experiencia del cliente, puede ser conseguir un mayor porcentaje de satisfacción o intentar reducir y mejorar el tiempo de espera de cada pedido.

Otro aspecto importante a la hora de establecer objetivos son los plazos. Es necesario que las mejoras se realicen en un determinado periodo de tiempo previamente acotado pero razonable. De esta forma, evitaremos que se prolongue y diluya demasiado en el tiempo y perder presión o concentración a la hora de querer alcanzar los objetivos.

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Soluciones

Como suele suceder siempre, la parte más importante es, también, la más difícil. En el caso de un diagnóstico empresarial enfocado en la productividad, se trata de la elaboración y posterior aplicación de soluciones a los problemas identificados.

Para poder pensar en soluciones primero tenemos que entender y localizar bien las áreas que necesitan mejoras y, sobre todo, la causa de esta baja eficiencia o producción.

Sin embargo, el análisis debe ser global y tener en cuenta el conjunto de la empresa y su situación. No podemos penalizar ni exigir a un equipo determinados índices de producción si no les proporcionamos herramientas adecuadas para hacerlo.

En este aspecto, la formación juega un papel fundamental. Nuestro equipo debe estar formado y actualizado acorde a los tiempos que corren. Establecer objetivos formativos, ofrecerles distintos métodos para mejorar su formación y darles herramientas para que puedan alcanzar nuevos objetivos puede ser muy positivo para ambas partes.

Por un lado, los trabajadores pueden aumentar sus conocimientos y su formación gracias a la empresa, mejorando su vida profesional y adquiriendo capacidades que les permitan alcanzar los objetivos propuestos.

Por otro lado, la empresa cuenta con un equipo más formado, motivado y que puede trabajar cada vez mejor. De esta forma, la empresa crece, al mismo tiempo que se cumplen los objetivos y se consigue alcanzar una mejor productividad.

Formar al equipo de trabajo es lo que en inglés se llama una win-win situation, es decir, un caso en el que todas las partes ganan al salir todos beneficiados.

Los pies en la tierra

Algo que no debemos olvidarnos es que detrás de todos los datos, la empresa, los objetivos y la eficiencia, hay personas. Tanto en la parte gerencial, como en el personal que se encarga de los procesos, son las personas que realizan las tareas, que cumplen sus funciones y que trabajan a diario las que permiten que los engranajes de la empresa funcionen.

Es por eso que no debemos obsesionarnos con los números ni con los datos y siempre intentar establecer un plan de acción que sea realista y acorde a la situación en la que nos encontramos. Si bien es importante que haya un reto, no podemos apuntar demasiado alto ya que obtendremos el efecto contrario.

Es importante la colaboración y que todos los miembros del equipo sean escuchados y su opinión tenida en cuenta. Son parte fundamental y seguramente su punto de vista puede aportar mucho al plan.

Además, aunque haya que delimitar ciertos aspectos, también es importante la flexibilidad. No es el fin del mundo si debemos adaptar algún aspecto u objetivo que habíamos previamente establecido si la situación lo requiere.

Establecer límites es importante, pero también lo es leer la situación y saber adaptarse para evitar presiones o estrés innecesario. Tener en todo momento los pies en la tierra es lo que nos permitirá conseguir realizar un plan de acción eficaz gracias a un diagnóstico empresarial bien realizado.

Estos son algunos consejos sobre como hacer un diagnóstico empresarial para evaluar la productividad de tu equipo.