¿Cuáles son las mejores herramientas para la gestión del tiempo?

El tiempo es el bien más preciado que poseemos los seres humanos y su gestión es fundamental para poder aprovecharlo al máximo. Así, en un mundo laboral cada vez más exigente, la administración del tiempo es un factor clave para conseguir la mayor productividad al menor coste. No se trata de eliminar tareas sino de saber priorizar. Por eso nos preguntamos, ¿Cuáles son las mejores herramientas para la gestión del tiempo?

Es una realidad que con la llegada del teletrabajo y la aparición de la jornada intensiva, muchas veces los tiempos se mezclan y dejamos sin hacer tareas por falta de tiempo o mejor dicho, por falta de organización. Así, te traemos diferentes herramientas que te ayudarán a saber aprovechar mejor el tiempo y a organizar las tareas con el objetivo de sacarle el máximo provecho a cada una de ellas.

En primer lugar, tenemos Google Task o Tareas de Google, una de las muchas herramientas de Google para la gestión del tiempo. Se trata de una aplicación en la que podremos añadir y visualizar todas las tareas pendientes, es decir, el clásico “To do list” que realizamos en nuestro día a día.  

La facilidad que nos ofrece es poder ir viendo aquellas tareas que ya hemos realizado y aquellas que aún nos quedan pendientes. Además, se le añade una ventaja y es que se puede combinar con otras herramientas de Google, como Calendar o Gmail.

Siguiendo con la línea de Google, tenemos Google Calendar posiblemente la herramienta de gestión de tiempo más empleada por los usuarios. Con ella podemos crear, gestionar y compartir eventos de manera eficiente, además de tener una amplia visión de cada actividad que tengamos que realizar. Además, nos permite crear alertas y enviar notificaciones para que no se nos olviden ninguno de nuestros eventos. 

Una gran ventaja que presenta esta herramienta de Google, es la posibilidad de compartir los calendarios con otros usuarios, algo muy útil en un ambiente de trabajo. Esta función nos permite visualizar las tareas de nuestros compañeros, sus reuniones o simplemente si no van a acudir a la oficina, por lo que permite establecer una conexión online muy eficaz en un ambiente donde el teletrabajo está cada vez más asentado. 

Para organizar tus tareas y poder ver de manera visual tu semana, las 4 que te recomendamos son:

Asana:

Asana es una aplicación de gestión de proyectos y tareas que te permite organizar la agenda en formato de calendario, tabla o cronograma. 

Entre sus funciones más destacadas, esta herramienta nos permite crear tareas individuales para cualquier actividad que necesite ser realizada. Cada tarea puede tener una descripción, fecha de vencimiento, asignación a un miembro del equipo y etiquetas para organizarlas. Esta información puede aparecer presentada en formato de tablero Kanban para hacerlo lo más visual posible y facilitar su entendimiento. Además, los equipos pueden comentar en las tareas para discutir detalles, adjuntar archivos y colaborar de manera efectiva en un lugar centralizado. 

De la misma manera que Google interconecta todas sus aplicaciones entre sí, Asana presenta una función en la que se integra con muchas otras aplicaciones y servicios populares entre empresas, como Google Drive, Dropbox o Slack, lo que facilita la sincronización de datos y la automatización de flujos de trabajo. 

Trello: 

Por otro lado tenemos Trello, una plataforma creada en 2011 cuya característica principal es su enfoque simple y visual para la gestión de tareas y proyectos. 

Esta herramienta está principalmente integrada por tableros y tarjetas. Es decir, los usuarios crean tableros para representar proyectos o procesos. Cada tablero actúa como un espacio de trabajo virtual donde se pueden organizar las tarjetas. Estas tarjetas son elementos individuales que representan tareas, ideas, proyectos o cualquier otro tipo de unidad de trabajo. Los usuarios pueden agregar descripciones, fechas de vencimiento, archivos adjuntos y comentarios.  

Todoist:

Todoist es una aplicación simple, pero poderosa, de listas de tareas que puede ayudar a cualquier persona a organizarse y obtener tranquilidad, sin importar dónde se encuentre o qué dispositivo utilice. Podrás alternar entre la vista de panel para ver el panorama general de tus tareas y la de lista para profundizar en los detalles.

 Wunderlist:

Wunderlist es una app para móvil, aunque también puedes descargarla en tu escritorio, que sigue la línea de las tres herramientas anteriores. 

Además de las herramientas propias de calendarios Digitales, para organizar tus actividades y eventos como Google Calendar, Outlook Calendar, y Apple Calendar, y las de organización de tareas, encontramos otro tipo de webs/aplicaciones/técnicas que nos pueden resultar útiles en nuestro día a día. 

¿Conoces la técnica de gestión del tiempo conocida como Pomodoro?

La técnica Pomodoro es una técnica de gestión del tiempo que implica trabajar en bloques de tiempo cortos y enfocados, seguidos de pausas. Aplicaciones como Focus Booster, Pomodone y TomatoTimer te ayudan a implementar esta técnica.

Por otro lado, las aplicaciones de notas y captura de ideas resultan muy efectivas para aquellos puestos más creativos. Ayudan a anotar rápidamente ideas, tareas y recordatorios.  Las herramientas que te recomendamos que son muy útiles son Evernote, Microsoft OneNote y Notion. Te permiten organizar y buscar fácilmente tus notas.

Para aquellos profesionales que os dediquéis a la gestión de proyectos, sabemos la necesidad de llevar a cabo una buena organización. En este caso, Jira o Basecamp son las mejores opciones, te ayudarán a planificar, colaborar y realizar un seguimiento de las tareas de tu equipo.

También encontramos herramientas de automatización que nos ayudarán a simplificar tareas repetitivas y ahorrar tiempo en la gestión de procesos; por ejemplo, Zapier e IFTTT.

Si pasas mucho tiempo en el correo electrónico, considera aplicaciones como Boomerang, SaneBox y Clean Email para organizar y automatizar tu bandeja de entrada.

Como podemos observar cada vez existen más herramientas que nos ayudan a reducir nuestro tiempo en el trabajo para aprovecharlo en otros sectores de nuestra vida (tiempo libre, ocio, familia…) y aquí os presentamos algunas de ellas con el objetivo de conseguir organizar nuestras actividades diarias de la mejor manera posible. El tiempo es un factor cuyo control se escapa de nuestras manos, y es importante sacarle el máximo provecho y saber priorizar cada una de nuestras tareas, porque en un mundo donde los tiempos están tan marcados, cada minuto cuenta.